Est-ce que votre bureau est propre? Est-ce que vos collègues vous penses innéficace à cause de la propreté de votre bureau?
Selon Forbes Magazine, une bonne majorité des travailleurs (57%) admettent juger un collègue sur la base de la propreté de leur espace de travail et près de la moitié disent avoir été «consterné» par un bureau sale. Ne laissez pas le désordre masquer vos capacités. Les experts de l'Organisation offrent 10 trucs faciles pour garder votre bureau bien rangé.
DIVISEZ VOTRE ESPACE DE TRAVAIL EN ZONES
Une première question à se demander est : qu’est-ce que j’attends de mon espace de bureau et comment répond t’il à mes besoins ? Après avoir établi la façon dont vous voulez travailler et comment vous voulez utiliser l'espace, créez des zones pour vos tâches quotidiennes. Vous pouvez avoir besoin d'un espace de travail pour votre ordinateur, un espace bibliothèque pour votre recherche, une zone de stockage pour les fournitures et une zone de dépôt pour vos archives. Cela fournira une base pour une utilisation plus efficace de votre espace.
GARDER À PORTÉE DE MAIN CE QUE VOUS UTILISEZ SOUVENT
Les seuls objets "à portée de main" sont les objets que vous utilisez tout le temps. Les boîtes de stylos, les piles de papiers et les vieilles tasses de café doivent partir. Débarrasser votre bureau de l'encombrement visuel et de ce qui n’est pas essentiel. Pour la plupart, cela signifie un écran, une souris et un clavier, un téléphone, un couple de stylos, un bloc-notes, une lampe et une photo de famille. Tout le reste, tel que fournitures, documents divers et objets personnels doivent être conservés dans les zones réservées à cet effet.
CRÉER UN SYSTÈME DE PAPIER QUOTIDIEN
« Le bureau sans papier est une farce», dit Laura Stack, président du cabinet de conseil de gestion du temps La productivité Pro. « La plupart des professionnels sont aujourd'hui ensevelis sous la paperasse. » Optimisez l’utilisation de vos dossiers en utilisant un système de classement simple. Établissez des jours fixes pour chacun de vos dossiers, de sorte que vous ne soyez pas en retard. Pour les projets terminés, rangez ces dossiers aux archives. Pour les projets en cours, conservez des dossiers codés par couleur et mettez-les dans un endroit accessible rapidement.
ÉTABLIR SES LIMITES
"Le problème n'est pas le manque d'espace, mais c'est d’avoir trop de choses», dit Walsh. Fixez-vous des limites sur la quantité de choses que vous tolérerez dès le début. Accordez-vous une étagère. Quand elle est pleine, donnez un livre pour chaque nouvel objet ajouté pour ainsi maintenir votre limite. La même chose vaut pour le classement de vos dossiers. Lorsque le classeur est plein, faites du ménage. Envoyez les dossiers importants aux archives et jetez ce qui n’est plus nécessaire.
VOTRE TIROIR FOURRE-TOUT
"La plupart des gens jettent des choses dans un tiroir pour les enlever du bureau», explique Jane Brown, fondateur de l'organisation et de design Jane Brown Interiors. Cependant, après un certain temps, ils n'ont aucune idée de ce qui est rangé dans ce tiroir et ils deviennent même anxieux de l'ouvrir. Brown suggère d'utiliser des séparateurs de tiroirs pour séparer le tout ; comme les compartiments pour trombones et des bandes de caoutchouc. Ensuite, allez dans le tiroir toutes les six semaines, enlevez ou jetez tout ce qui n'est pas à sa place ou n'est pas utilisé.
NE PAS UTILISER VOTRE COURRIEL COMME UN « TO-DO LIST »
Nous nous noyons dans les courriels et certaines personnes l’utilisent comme une liste de tâches (nos fameuses to-do list). L’encombrement numérique peut être tout aussi stressant que l'encombrement physique. Nettoyez votre boîte de réception de la même façon que vos dossiers. Par exemple, vous pouvez utiliser Outlook pour gérer vos courriels : mettre en rouge les courriels qui viennent de personnes importantes, mettre dans un fichier tous les courriels où vous êtes en cc et ceux moins important. Planifier 3 sessions dans la journée pour lire vos courriels au lieu de le faire tout le temps. C’est inefficace.
NETTOYER VOS ICÔNES SUR VOTRE PAGE PRINCIPALE
«Chaque matin, votre bureau devrait vous accueillir et vous motiver à faire un excellent travail», dit Walsh. Cela inclut votre ordinateur, qui est l'outil indispensable du travailleur moderne. Un écran encombré avec des icônes déclenchera votre hormone de stress et il est impossible d’y trouver quoi que ce soit. Au lieu de cela, créer un système de classement logique, numérique et réduisez vos icônes de bureau à quelques-unes, celles utilisées tout le temps. Également, réduisez vos notes autocollantes. Elles vous distraient de votre travail.
Gardez un panier ou un tiroir pour le stockage à court terme
GARDER UN ESPACE DE STOCKAGE TEMPORAIRE
Même avec les plans les mieux conçus, il peut encore y avoir du débordement sur votre bureau. Assurez-vous d’avoir un espace temporaire pour des items temporaires. Par exemple, si vous allez à la gym, mettez vos souliers et items dans un tiroir ou le journal que vous allez lire à l’heure du lunch, etc. En quittant le soir, assurez-vous de bien mettre sous clé, tous les documents confidentiels, vous les ressortirez le matin suivant.
DÉSINFECTER RÉGULIÈREMENT
Même si l’entreprise fait faire le nettoyage des bureaux, vous avez besoin de faire du nettoyage de temps à autre, pour empêcher l'accumulation de poussière, de saleté, de taches ou de nourriture dans votre clavier. Utilisez régulièrement un nettoyant à pression pour votre clavier ou des lingettes désinfectantes. Utilisez-les, essuyez une fois par semaine le bureau, le téléphone, le clavier, la souris et le moniteur. Selon le sondage, les trois quarts des travailleurs disent qu’un bureau propre les rend plus productif.
Source: Forbes Magazine
Notice de vacances: Je serai en vacances du 21 juin au 6 juillet 2013.
SOPHIE LAMARCHE
ARRÊTE-TOI ET RESPIRE!
