5 TRUCS POUR ÊTRE PLUS EFFICACE

 

Un de mes objectifs pour l’année 2015, c’est de mettre l’emphase sur la qualité au lieu de la quantité : que ce soit dans la nourriture, l’exercice, les relations ou bien les heures de travail ou de plaisir. Alors, au lieu de me donner un nombre d’heures de travail à accomplir par jour, je vais maintenant me donner des objectifs précis, à faire avec qualité, indépendamment du nombre d’heures que cela prend.


On perd beaucoup de temps lorsqu’on se laisse distraire. On s’assoit à notre bureau pour tenter de mettre toute notre attention sur un rapport qui est dû bientôt, et on est facilement distrait par un courriel, une nouvelle sur internet, un appel, Facebook, quelqu’un qui passe nous voir, etc.

VOICI DONC LES 5 TRUCS :

1. Efficacité opérationnelle

Utilisez toute cette merveilleuse technologie pour vous rendre plus efficace. Utilisez les règles dans Outlook pour enlever automatiquement les courriels indésirables ou pour les mettre dans des annuaires spécifiques à lire plus tard. Surlignez en rouge écarlate les courriels venant de votre boss ou de vos clients importants, pour ne pas les manquer. Cédulez des périodes dans votre journée pour lire vos courriels.
 
2. Minimisez les distractions

Quand vous parlez à quelqu’un, mettez de côté votre téléphone et votre tablette. Focusez sur ce que vous faites. Si une collègue vient vous « jaser » de tout et de rien plusieurs fois par jour, dites lui que vous êtes occupée présentement, que vous serez disponible pour un café, une fois par semaine. Quand vous faites un travail qui requiert toute votre attention, ne prenez pas vos courriels, ni vos textes ou vos appels. Le travail s’accomplit beaucoup plus rapidement si vous mettez toute votre concentration à une seule place.

3. Planifiez votre semaine et vos journées

Prenez un 20 minutes le vendredi en fin de journée ou le dimanche soir, et organisez votre semaine. Planifiez les gros objectifs de la semaine en laissant des plages vides pour les urgences. Même chose pour votre journée; un petit 5 minutes en terminant le soir pour préparer votre journée du lendemain. Si on sait où l’on s’en va, on perd moins de temps.

4. Arrêtez les ragots et le « daydreaming » négatif

Quand vous pensez dans votre tête à tous ce qui pourrait vous arriver de négatif, vous n’êtes pas productif ni efficace. Quand vous parlez en mal de vos collègues ou amis, vous perdez votre temps et votre crédibilité.

5. Les réunions

Préparez bien vos rencontres, ayez un agenda clair et précis. Démarrez à l’heure et finissez à l’heure; le plus court sera le mieux. Si vous devez aller à des rencontres, analysez les raisons pour lesquelles vous devez y assister. Est-ce que votre présence est vraiment nécessaire? Ensuite, aidez les personnes désorganisées à mieux planifier leurs réunions, car vous n’avez pas de temps à perdre. Combien de soirées avez-vous passées au bureau parce que vous avez perdu 2 heures dans une rencontre inutile?

En vous souhaitant une superbe année 2015.



SOPHIE LAMARCHE