COURRIEL : SUR UN CLAVIER D’ARGENT

Le courriel, parce qu’il est instantané et souvent moins codifié que son cousin le papier, est  souvent négligé. Votre négligence nuit peut-être plus à votre image que vous ne le croyez. Il est vrai que la convivialité du courriel peut facilement nous faire oublier les règles élémentaires de la communication professionnelle. Les messages sans objet, mal formulés, sans signature électronique ou adressés à une multitude de destinataires, pourraient agacer votre ou vos interlocuteurs, vous faire mal percevoir de vos collègues ou collaborateurs ou encore être supprimés sans être lus.

Une communication réussie est dirigée vers la bonne cible (votre ou vos interlocuteurs), elle utilise le moyen approprié (dans ce cas, le courriel) avec un motif clair (objet de votre communication), avec l’intention de créer une réaction favorable et de provoquer une action en retour (une réponse). Lorsque nous communiquons par écrit, nous nous retrouvons sous la loupe de nos interlocuteurs. Règle générale, nos messages n’ont pas besoin d’être protocolaires; ils nécessitent cependant un minimum de décorum. La façon dont nous communiquons reflète notre niveau de professionnalisme. Certaines erreurs ont un impact direct sur notre image.

Voici quelques erreurs à ne pas commettre pour éviter d’irriter et d’indisposer vos interlocuteurs et d’être cataloguée comme une personne négligente ou discourtoise.

L’OBJET DU MESSAGE

L’objet du message a deux fonctions : d’abord, il indique à votre interlocuteur la raison pour laquelle vous communiquez avec lui. Votre but est d’être lu et, éventuellement, de recevoir une réponse ou de provoquer une action en retour. Sans objet, votre message risque d’être vu comme non important et non urgent ou pire encore, d’aller directement à la poubelle sans être lu. Ensuite, il permet à la personne qui a reçu le message de le repérer facilement lors d’une recherche grâce aux mots-clefs utilisés. Le choix des mots-clefs est donc très important : non seulement, il incitera ou pas votre destinataire à ouvrir et à lire votre message, en plus d’être plus facilement repérable une fois le courriel archivé.

Règle numéro 1 : bien identifier son message en augmentera la valeur.

LA CIBLE DU MESSAGE : @PAUL OU @PAUL ET MARIE?

Il arrive que certaines informations doivent être envoyées à plusieurs personnes en même temps : la nétiquette n’est pas à négliger dans ce cas. Ne nommez pas ou ne parlez pas d’un destinataire qui n’est pas inclus dans votre envoi. Si tous vos destinataires ne se connaissent pas, mettez leur adresse courriel en copie cachée. Ensuite, assurez-vous que toutes les personnes à qui vous vous adressez doivent absolument recevoir l’information que vous vous apprêtez à leur transmettre.

 Certaines personnes ont la fâcheuse habitude d’inclure la planète toute entière dans leurs envois courriel. Cette façon de faire est non seulement irritante, mais elle peut aussi donner une très mauvaise image de vous. Les personnes à qui vous vous adressez sont souvent dans la même situation que vous : leur boîte de messagerie déborde. Recevoir un courriel avec de l’information qui ne les concerne pas directement est plus agaçant qu’autre chose. Certaines personnes ont aussi la fâcheuse manie de mettre leur supérieur ou celui de leur interlocuteur en copie. Vous vous desservez lorsque vous agissez ainsi : vous offusquez votre destinataire qui se sent épié et vous passez pour une personne mesquine. À moins que ça ne soit absolument nécessaire, c’est une pratique à éviter.

Règle numéro 2 : adressez vos messages aux bonnes personnes, de la façon appropriée et résistez à l’envie de faire de vos échanges courriel une publicité pour tous.

MESSAGES TÉLÉGRAPHIQUES 

Un message courriel n’est pas un message texte; il mérite donc d’être écrit à l’aide d’une phrase complète et de façon claire. Être concis ne veut pas dire télégraphique. Certains messages sont tellement courts qu’ils perdent leur valeur informative ou créent tout simplement de la confusion. C’est très agaçant. Si vous êtes trop pressé par le temps pour écrire un message digne de ce nom, attendez d’en avoir le temps. Si vous manquez de temps, il y a de fortes chances que vos interlocuteurs n’en aient pas plus que vous. Ils n’ont donc pas envie de se casser la tête à essayer de déchiffrer les quelques mots que vous avez alignés à la hâte dans votre courriel, pour au final être obligé de vous demander plus de précision.

Règle numéro 3 : rédigez des messages clairs dès le départ. Cela vous évitera de perdre du temps et d’en faire perdre à d’autres personnes.

SAVEZ-VOUS SALUER?

Dans un contexte professionnel, certaines formulations sont à privilégier tandis que d’autres sont carrément à éviter. Même si le courriel est moins protocolaire que la lettre officielle et même si vous avez développé une certaine familiarité avec un collaborateur interne ou externe, le contexte professionnel requiert une certaine retenue et un certain décorum. Terminer un message courriel avec un « À plus », par exemple, n’est pas de bon goût. Réservez cette formulation pour vos échanges personnels. De la même façon, une formulation comme « (…) veuillez recevoir l’expression de mes sentiments très distingués (…) » est trop protocolaire et est quelque peu désuète. Saluez plutôt avec « Bien à vous », « Au plaisir », « Cordialement » ou « Salutations sincères ».

Règle numéro 4, bien saluer augmente votre capital de sympathie et votre valeur professionnelle.

ANTIDOTEZ-VOUS!

En contexte professionnel, nous communiquons par écrit des centaines de fois par semaine. Il existe toutes sortes de correcteurs orthographiques, dont le fameux logiciel Antidote. Écrire sans fautes n’est pas seulement l’apanage des professionnels des communications ou des gens de lettres; c’est une responsabilité professionnelle. Un message qui atteint sa cible est un message bien formulé tant dans la forme que dans le fond. Soigner ses écrits est aussi important que soigner son langage.

Règle numéro 5 : dis-moi comment tu écris, je te dirai qui tu es.

SIGNEZ VOS COURRIELS 

Certaines personnes négligent leur signature électronique. Lorsque vous communiquez avec une personne, il se peut que cette dernière veuille vous répondre de vive voix. En omettant vos coordonnées téléphoniques ou lorsque vos informations professionnelles sont incomplètes, vous limitez les échanges avec vos interlocuteurs.

Cela peut être très frustrant pour votre interlocuteur, surtout si ce dernier a besoin de vous joindre dans l’immédiat en utilisant un autre moyen que le courriel. Soit, il sera contraint de vous demander vos coordonnées et d’attendre que vous lui répondiez, soit il devra perdre un temps fou à effectuer des recherches pour tenter de trouver vos coordonnées téléphoniques. D’autres personnes limitent l’inclusion de la signature au premier envoi.

La signature disparait donc lors des échanges subséquents. Cet usage est aussi très irritant. Il se peut qu’après plusieurs échanges, votre interlocuteur choisisse de communiquer avec vous par téléphone ou par la poste. En utilisant une telle règle, votre interlocuteur n’a plus vos coordonnées sous la main. Vous l’obligez alors à revenir parfois assez longuement en arrière dans vos échanges.

Règle numéro 6 : n’obligez pas les gens à se creuser la tête pour tenter de vous localiser. Facilitez la vie de vos interlocuteurs, ils ne seront que mieux disposés à votre égard.