Le respect des échéanciers est essentiel au succès d’un projet, mais dans quelle mesure exerçons-nous un contrôle réel sur l’exécution des mandats qui nous sont confiés?
Lorsqu’on dépend de son patron ou des membres de la direction pour avancer un projet, le plus difficile n’est pas de présenter un budget réaliste ou de déterminer les ressources matérielles et humaines qui seront nécessaires au projet, mais de les amener à respecter le calendrier établi. Obnubilés par leur propre réalité, certains gestionnaires ne sont simplement pas conscients de la gymnastique à laquelle ils nous soumettent lorsqu’ils ne respectent pas les échéanciers prévus. Cette situation nous place parfois dans une impasse et elle peut devenir très frustrante si on ne la gère pas dès le départ.
Vivre avec l’ambiguïté et savoir gérer l’ingérable est une qualité à développer quand on est responsable de projets. En communication comme dans d’autres secteurs d’activités, il arrive très souvent que nous soyons confrontés à devoir réajuster les calendriers des projets sous notre responsabilité. Même quand le commanditaire est la direction, elle ne respecte pas toujours les échéances prédéterminées, et ce, même si elle s’attend à ce que la livraison ait lieu dans les délais entendus. Une situation souvent frustrante, mais qui fait partie de la réalité.
ÉTAPE 1 : PENSEZ AUTREMENT
Il existe autant de style de gestion que de gestionnaires. Votre objectif n’est pas de déterminer lequel est le plus approprié, mais de faire de votre projet un succès selon les critères qu’on vous a fixés. Vous ne pouvez changer votre patron ou les gestionnaires avec lesquels vous travaillez, mais vous pouvez modifier vos façons de faire et mieux gérer vos projets.
ÉTAPE 2 : TRAVAILLEZ EN COLLABORATION
Gérer, c’est d’abord travailler avec toutes les parties impliquées pour obtenir les meilleurs résultats possible à la fois pour soi et pour l’organisation. Pour y arriver, il faut miser sur des relations de collaboration et sur la compréhension mutuelle. Nos gestionnaires sont constamment débordés et notre projet n’est pas le seul auquel ils participent. Quand vient le temps de livrer le matériel qu’on attend d’eux la tentation de remettre à plus tard est souvent forte.
Lors de la première rencontre, expliquez chacune des étapes du projet et regroupez les livrables par propriétaire. Entendez-vous sur l’orientation du projet et fixez des attentes les plus réalistes possible pour chaque joueur impliqué.
ÉTAPE 3 : AGISSEZ COMME UN GUIDE
Vous dépendez de votre patron et des autres gestionnaires, car ils doivent vous fournir du matériel ou des ressources nécessaires au succès du projet sous votre responsabilité. Ces derniers dépendent aussi de vous, de vos idées, de votre travail, de votre engagement et de votre capacité à atteindre les objectifs du projet qu’on vous a confié. Cela crée donc entre vous une relation d’interdépendance qu'il vous revient de gérer.
Facilitez le travail de vos collaborateurs et faites tout votre possible pour les aider à livrer ce que vous attendez d’eux. Plutôt que de vivre de la frustration et trouver vos gestionnaires irrespectueux de ne pas tenir compte de vos propres échéances, rappelez-vous qu’ils ont vraiment besoin de vous pour les guider à chacune des étapes. Agissez comme un guide et pilotez-les à travers chacune des étapes cruciales du projet.
ÉTAPE 4 : SOYEZ INDISPENSABLE
Les membres de la direction ont leurs propres livrables et ils n’aiment pas être pris de court. Une fois le calendrier établi et accepté par tous, fixez des rappels en cours de projet afin de rappeler les échéances à venir. Vos gestionnaires vous en seront reconnaissants. De plus, cela démontrera votre capacité à gérer vos projets et cela vous permettra de respecter vos propres échéances avec le minimum de frustration et sans friser la crise du cœur.
ÉTAPE 5 : GARDEZ LE CONTRÔLE DE LA SITUATION
Si en cours de route, malgré vos rappels, vous vous rendez compte que les délais augmentent et qu’on ne vous livre pas les informations vous permettant de faire avancer votre projet, il est temps d’agir. Vous devez informer vos gestionnaires que dépassé une certaine échéance, le projet ne pourra plus être livré dans les délais prévus, à moins de vous consacrer uniquement à ce projet ou de dépasser les heures de travail normales. Ils seront sensibles à cet argument : un employé qui consacre tout son temps à un seul projet n’est pas rentable pour une entreprise.
Proposez une rencontre pour faire le point et réajuster le calendrier. Lors de la rencontre, soyez honnête, mais restez souple. Vos deux plus grands objectifs sont de faire de votre projet un succès et d’en faire une expérience la plus positive possible pour tous. S’ils ne peuvent vous donner leur appui ou les ressources que vous attendez dans les délais prévus, demandez-leur de fixer un nouveau délai selon ce qui serait raisonnable à leurs yeux. Par la suite, pour vous assurer que tout le monde est au même diapason, proposez-leur un nouveau calendrier que vous leur ferez parvenir par courrier électronique. Demandez-leur de signifier leur accord pour ce calendrier et poursuivez sur ces nouvelles bases.
