RECETTE GAGNANTE POUR UNE PRÉSENTATION MÉMORABLE

Certaines personnes maîtrisent plus aisément l’art de la présentation orale et visuelle que d’autres. Ces personnes semblent s’amuser et ne pas vivre plus de stress que s’ils discutaient de tout et de rien en compagnie de bons amis. Ce ne sera peut-être jamais aussi naturel pour vous que pour ces personnes, mais ces quelques principes de base et un peu de pratique vous permettront d’atteindre un niveau de confort plus élevé. Vos présentations deviendront intéressantes et convaincantes et vous atteindrez plus facilement vos objectifs.

L'ÉTAPE CLÉ : LA PRÉPARATION

Avant même de décider quel support de présentation vous utiliserez, vous devez planifier votre présentation; c’est-à-dire bien cerner votre sujet, déterminer à qui vous vous adressez et établir les objectifs à atteindre. N’oubliez pas que le sujet de votre présentation est une histoire que vous devez raconter. Pour capter l’intérêt de votre public, vous devez bien la raconter et créer un lien avec celui-ci. Les moyens que vous utiliserez pour illustrer votre propos sont des supports; ils ne remplaceront pas votre présence sur scène ni la qualité de votre prestation orale.

Une fois cette étape franchie, demandez-vous ou renseignez-vous sur les attentes de votre public cible. Un même sujet sera traité différemment selon que vous vous adressez à la haute direction de votre entreprise, à des étudiants ou à des collègues. Votre plan de travail, les supports visuels choisis et la façon dont vous déclinerez votre sujet dépendront de cet aspect. Tout au long de cette étape, ne perdez pas ces informations de vue. Je vous recommande d’écrire dans l’entête de votre plan, le  sujet sur une première ligne ainsi que le temps qui vous est alloué, le type de public sur une seconde ligne, deux ou trois points d’intérêt sur une troisième ligne et un maximum de trois objectifs à atteindre sur des lignes subséquentes. En les ayant sous les yeux, cela vous évitera de vous égarer.

Nouvel espace collaboratif en ligne pour les employés (30 minutes) (sujet et temps)

Vice-présidents et directeurs de l'entreprise (auditoire)

Coûts, étapes, avantages, ressources (Points d’intérêt)

Faire découvrir les nombreux avantages (objectif 1)

Informer l’auditoire des étapes pour la mise en place de cet outil (objectif 2)

Justifier les coûts et les ressources nécessaires au projet (objectif 3)

À présent, vous savez de ce dont vous allez parler, ce qui intéresse votre auditoire et vous avez déterminé les objectifs poursuivis par cette présentation. Il vous faut maintenant développer le contenu de votre présentation. N’oubliez pas que vous disposez d’un temps déterminé pour votre prestation.  Mieux vous serez préparé et structuré, mieux vous gérerez votre stress et sentirez que vous maîtrisez la situation. Si votre auditoire sent que vous êtes en pleine possession de vos moyens, non seulement il sera plus attentif, mais il vous pardonnera plus facilement de petites erreurs de parcours.

Segmentez votre présentation à partir des objectifs que vous avez déterminés pour en faire des sections ou questions à traiter. Ces points vous serviront de repère pour votre présentation orale. Ils serviront aussi à créer votre diapositive ou planchette « contenu de présentation » selon le type de support que vous utiliserez. Au besoin, subdivisez à nouveau chacune des sections en idées secondaires ou prévoyez des schémas ou des tableaux pour venir renforcer vos propos. Votre plan étant terminé, vous êtes prêt à choisir la plateforme de présentation la plus appropriée selon les équipements qui seront mis à votre disposition.

Pour vérifier que votre présentation vous permettra de vraiment atteindre vos objectifs, faites-lui passer le « test de David Belasco ». David Belasco était est un dramaturge, directeur et acteur de théâtre. Il est mort en 1931. Au cours de sa carrière, il a mis en scène ou produit plus de cent pièces et comédies musicales. Il avait mis au point une technique simple, mais efficace. Si l’idée principale d’une pièce peut être décrite en quelques phrases au dos d’une carte de visite, c’est que les idées sont claires pour vous; l’histoire sera donc bien racontée. C’est la même chose pour votre présentation. Si vous pouvez résumer l’essentiel de votre présentation et l’écrire au dos d’une carte de visite, c’est que votre présentation sera claire et concise.

If you can’t write your idea on the back of my calling card, you don’t have a clear idea.  ̶  David Belasco

SUPPORTS VISUELS ET LOGICIELS DE PRÉSENTATION

Le support de présentation visuel le plus communément utilisé est certainement PowerPoint. Bien utilisé, c'est un outil formidable, ludique et interactif. Il existe d’autres plateformes intéressantes comme Prezi, Sliderocket, Adéquat’ SLIDESHOW ou Slide Effect. La plupart des logiciels sont à un coût abordable. Pour ma part, j’ai une préférence pour PowerPoint, Prézi et Slide Effect. Je les trouve relativement simple à utiliser et ils offrent suffisamment de souplesse et de performance pour créer des présentations qui peuvent être spectaculaires lorsqu’on les a bien en main.

Si vous n’êtes pas certain d’avoir un accès à Internet à haute vitesse, tenez-vous-en à PowerPoint. Une connexion trop lente risque de causer des délais dans le chargement des images et de donner un rendu saccadé. Vous perdrez un peu de l’intérêt de votre auditoire et cela risque de vous distraire et de vous faire perdre votre assurance. Si vous choisissez PowerPoint, plusieurs gabarits s’offrent à vous.

ÉLABORATION DE VOTRE PRÉSENTATION

Vous êtes maintenant prêt à développer votre présentation. Concentrez-vous sur l’information qui répondra aux attentes de votre auditoire et qui vous permettra d’atteindre vos objectifs de présentation. Voici les éléments-clés d’une bonne présentation :

1. La qualité visuelle a autant d’impact que la qualité du contenu. Utilisez de préférence le modèle que votre organisation met à votre disposition s’il existe, car il est généralement bâti en respectant l’identité visuelle de l’entreprise ou de l’organisme. Si ce n’est pas le cas, choisissez un modèle qui reflétera le mieux votre sujet.
2. Adoptez un thème visuel cohérent et homogène. Ne passez pas d’un thème à un autre à moins d’être certain qu’ils se marient bien.
3. Faites des phrases courtes.
4. Évitez la surcharge informationnelle : utilisez des listes à puces.
5. Choisissez des polices de caractères suffisamment grandes (18 ou 24 points pour les titres, 16 points pour les sous-titres et 14 points pour le contenu). Un bon truc, mettez votre présentation en mode présentateur et reculez d’environ un mètre. Si c’est lisible à cette distance, ça devrait fonctionner sur écran géant.
6. Utilisez de préférence un fond d’écran sombre avec des caractères pâles ou un fond pâle avec une police de caractères foncée. Utilisez le moins d’effet d’ombrage possible, ça rend souvent le contenu difficile à lire.
7. Laissez des espaces blancs entre les idées. Votre présentation n’est pas la vedette, c’est vous qui l’êtes. Plus vous mettrez d’information dans votre présentation, moins l’attention sera centrée sur vous. C’est l’inverse que vous souhaitez. Vous êtes le présentateur, la plateforme de présentation n’est qu’un support pour rendre votre propos plus dynamique.
8. Utilisez les animations et les transitions avec parcimonie.
9. Utilisez des images de haute qualité.
10. Si vous utilisez des vidéos, sauvegardez le fichier vidéo dans le même répertoire que votre présentation. Si vous utilisez un autre ordinateur pour la présentation, vous devez copier le fichier vidéo sans quoi votre vidéo ne fonctionnera pas lors de votre présentation.
11. Utilisez des tableaux et graphiques appropriés à votre présentation. N’utilisez que le niveau de détail nécessaire. Trop de détails tuent l’information.
12. Vérifiez régulièrement la séquence de votre présentation. C'est ainsi que vous pourrez vraiment voir si votre présentation comporte une séquence naturelle et logique et si elle comporte trop d’informations.
13. Pratiquez-vous avant de faire votre présentation devant votre auditoire.
14. Je jour J, surtout, ne lisez pas votre présentation. Racontez à votre auditoire une bonne histoire que vous illustrerez à l’aide du contenu et du visuel intégrés dans votre PowerPoint ou logiciel de présentation en ligne.

NE LAISSEZ PAS LE TRAC VOUS VOLER LA VEDETTE!

Prendre la parole en public est un excellent moyen de rehausser votre visibilité et d’augmenter votre crédibilité, mais cela en rebute plus d’un. Que faire si vous n’êtes pas un orateur né? Ne vous en faites pas. Avec quelques trucs et de la pratique, vous vous en sortirez haut la main.

Plus vous maîtriserez votre sujet, moins vous serez nerveux. Souvenez-vous que vous racontez une histoire. Imaginez-vous en train de raconter une bonne histoire à des amis ou à votre conjoint ou conjointe. De temps en temps, vous prenez quelques photos que vous avez choisies pour les aider à mieux comprendre et imaginer ce que vous leur racontez. Comme vous avez envie qu’ils comprennent et aiment votre histoire, vous prenez soin d’adapter votre discours, d’utiliser un langage qu’ils comprennent et vous êtes à l’affût de leurs réactions pour vous assurer qu’ils vous suivent bien et que vos paroles ou images auront l’effet voulu.

Le principe est sensiblement le même devant un public. Si vous avez pris le temps de bien approfondir la séquence de votre présentation, de choisir des images et des graphiques qui soutiendront bien votre propos, vous avez peu de risques de vous tromper. En étant bien préparé et en regardant le principe de la présentation orale et visuelle comme une bonne histoire à raconter, serez plus confiant. Pour le reste, c’est une question d’état d’esprit et d’énergie.

1. Si possible, faites connaissance avec la salle avant l’heure de votre présentation.
2. Lorsque se sera votre tour de prendre la parole, respirez à fond et entrez sur la scène sans hésiter. Prenez quelques secondes pour bien vous imprégner de la salle.
3. Saluer votre auditoire et présentez-vous avec simplicité, mais de façon claire, avec une voix assez forte pour être bien entendue. Si vous sentez que votre débit s’accélère, ralentissez, ça vous aidera à diminuer votre stress. Encore une fois, prenez le temps de respirer. Ne prenez pas trop de temps à vous présenter et à vanter vos exploits. Les gens ont envie de vous entendre raconter votre histoire.
4. Pensez au plaisir de raconter votre histoire et faites-le avec passion. En un mot, ayez l’air enthousiaste.
5. Quand vous serez assez à l’aise, éloignez-vous du lutrin ou du bureau de présentation. Le fait de vous déplacer maintient l’attention de votre public et rend la présentation moins statique en plus de diminuer votre niveau de stress.
6. Personnalisez le contenu. De temps en temps, adressez-vous à l’auditoire en ayant l’air de leur faire une confidence. Il n’y a pas de mal à ponctuer le contenu de quelques anecdotes personnelles et de quelques blagues. Faites preuve de jugement, certaines choses ne se racontent pas ou ne se disent pas dans certains contextes ou avec certains publics.
7. Renforcez l’impact de vos paroles en faisant des pauses de quelques secondes lorsque vous souhaitez que le public retienne une idée ou un concept.
8. Efforcez-vous d’établir un contact visuel avec les personnes qui assistent à votre présentation. Regarder dans le vague vous empêchera de créer un lien avec votre auditoire. Imaginez que vous racontez une bonne histoire à votre beau-frère et que vous regardez au-dessus de son épaule. Vous perdrez son attention, car il se demandera ce que vous avez à regarder au-dessus de son épaule. Si vous le regardez droit dans les yeux, vous capterez son attention.
9. Récapitulez en deux ou trois points après chaque section pour permettre à votre auditoire de retenir les idées principales et utilisez de bonnes transitions pour passer d’un point à l’autre.
10. Lors de la période de questions, soyez courtois et professionnel. Écoutez attentivement les questions, répondez avec le plus de clarté possible et soyez aussi concis que possible. Si vous n’avez pas la réponse à la question, offrez de faire une recherche et de répondre ultérieurement. Ne soyez pas mortifié de ne pas connaître toutes les réponses. Cela peut arriver et vous n’avez pas la science infuse.
11. Respectez rigoureusement le temps alloué. Si la période de questions déborde, invitez les gens à venir vous rencontrer après ou à communiquer avec vous ultérieurement.
12. Remerciez chaleureusement votre auditoire pour leur temps et leur attention.